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传统OA系统为何用不起来?
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楼主(1 楼):weifeng_oa
发表于 2011-3-8 10:47
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传统OA系统为何用不起来?
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沙发(2 楼):weifeng_oa
发表于 2011-3-8 10:48
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只看该作者
先描述一个传统的办公系统无法使用起来的一个过程。
一、历程
老板开个会,通知大家开始下周开始用,然后就指派几个员工本周往里录入东西,其他人就在一边等着录入完毕后开始---查询。
这个系统就持续上演着:几个员工不停的录入,其他人就上去查询。
而接下来的情况往往是:这几个员工录入了一段时间后觉得疲惫了,或者忘记了,信息量越来越少,大家抱怨查不到东西了,感觉有点失望了,自己去寻找别的途径,热情和使用频率都在下降。于是老板又开了一次会,严厉要求他们继续录入。
连续几次的类似整风运动后,连老板也在琢磨是否有必要继续录下去了。
这是什么原因呢?
二、初衷
老板是想要将企业知识沉淀下来,想让大家查询信息快速方便,所以让人将分散的信息统一录到系统中,但反过来这些知识应能为老板持续不断地提供有价值的信息,否则这些知识将是无用的,只具有档案室的作用了。
三、矛盾
老板要企业沉淀下来的知识,更要活的知识,可由几个员工专门去录入的信息是早已成为历史的信息,没有太多的价值,也无法盘活。
信息的入口就掌握在这几个员工手上,范围太小了,随着查询频率的提高,大家期望也高了,这时候却发现信息是不全的,不对称的,要想全面,那得发动全体员工每天不停的录入,这似乎不太现实。除了行政惩罚的力量之外,就没有别的推动力啊
更要命的是,连执行录入任务的员工也从心里开始抵制,因为他们觉得这些信息早就在其他地方录入过了,为什么还要手工往这个系统里录入一次?录入之后,自己是用不上的,只给其他某些人用,当然就不愿意了。随着工作逐渐繁忙,自然就逐渐忘记了。谁来天天提醒他?不要说这几个员工,连老板自己都会忘记。
四、结局
于是,这些有价值的信息继续出现在每个员工的邮件、QQ、MSN、电话、电脑、手机里。。。。。就是不在办公系统里。
办公系统从此就被逐渐荒废,最后淡出大家的视野。
五、结论
不能真正用起来的系统,不但浪费了人力财力不说,还捉弄了老板和员工当初的一片热情和期望,甚至会把一些信息弄丢了,真是赔了夫人又折兵。
六、点评
传统的系统并不在于技术和功能不好,而在于它的内涵缺少以下几个方面:
1、推动力:协作就象一双无形的手,能推动所有人员都不知不觉参与进来,他们不会认为这是个枯燥的录入的活。这个力量有时候比行政力量还要强。一段时间后,各种信息自然就沉淀下来了。协作包括的范围比较广:信息传递、审批、点评、讨论、推荐、交流、汇报、共享、监控等等。只要事情发生在2个人以上的都可以作为协作。我们不要MIS系统,不要单纯枯燥的录入、不要自由而无序的邮件,不要随意而杂乱的QQ,只要协作。(所以说协作创造生产力)
2、吸引力:如果查询不到自己需要的足够的信息,如果个人平时的工作都不在这个系统上,怎么会有吸引力?吸引了大部分的员工去用,则何需行政命令?(从这个角度看,传统的大型企业里的OA系统也不一定是每个员工愿意使用的,通常它只是用来解决公司层面的事情,对普通员工没什么帮助)
3、关联价值:信息不是分割的,否则就失去了一定的价值。只有关联在一起的信息才是有价值的。我们的事情都是“顺着做”,但别忘记将来是要“倒着查”的。如果做完事情就找不到了,就会逐渐认为系统是个黑洞,无论写了多少的东西,都很难都找出来,将来必定会失去了信心。
能用起来是第一步,能吸引大家持续不断的用才是第二步。应了一个道理:创业难,守业更难。
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